Perchè è importante gestire correttamente le fasi successive ad un'email non consegnata?

Inviare frequentemente email a indirizzi che restituiscono errori per casella piena o inesistente può influire negativamente sulla reputazione del server di posta mittente.
La penalizzazione della sua reputazione può causare problemi a se stessi e ad altri utenti del server, ecco perchè è importante non trascurare i messaggi di errore ricevuti e agire consapevolmente.

Perché può portare a penalizzazioni

I provider di posta (Gmail, Outlook, Yahoo, ecc.) monitorano il comportamento dei server che inviano email.
Un alto tasso di errori (bounce rate) può essere interpretato come segnale di invio indiscriminato o pratiche di spam e quindi danneggiare la Reputazione dell’IP del server mittente con ripercussioni sulla consegna dei messaggi.
Se il server ha ripetuti rimbalzi, il suo IP può finire in blacklist, causando il blocco delle email inviate verso alcuni provider di posta.
Un alto tasso di email rifiutate può attivare filtri antispam, con il risultato che anche email legittime finiscono in posta indesiderata.

Cosa devo fare per evitare le penalizzazioni?

Per evitare le penalizzazioni la prima cosa da fare è non trascurare o cestinare i messaggi di errore.

Ogni messaggio di errore riporta im modo chiaro e coinciso la causa dell'errore e questo ci permette di agire nel modo corretto per evitare rimbalzi indesiderati.

Un'altra cosa fondamentale è disattivare, nel caso si abbia attivato questa funzione, l'invio di ricevute di ritorno automatiche.

Se è attivata questa funzione le ricevute di ritorno saranno inviate automaticamente appena si apre un'email.
Di conseguenza, se si sta controllando lo spam o se arriva in posta in arrivo un messaggio inviato da un indirizzo falso, saranno generate email di notifica che non verranno mai recapitate generando rimbalzi indesiderati e dannosi per la reputazione del server.

Evitate anche azioni come ignorare le richieste di lettura tramite azioni specifiche, per esempio cliccando su un pulsante per ignorare la richiesta, perchè sarà comunque inviata un'email di notifica di non lettura del messaggio.

Leggi i messaggi di errore

La causa della mancata consegna è sempre descritta nel messaggio d'errore, con codici specifici seguiti da un breve testo descrivente il tipo di errore.
E' importante capire la causa della mancata consegna per poter poi prendere le giuste decisioni.

Come prevenire le penalizzazioni

1. Gestire le Liste di Contatti
   - rimuovi gli indirizzi che generano rimbalzi (“hard bounce” e “soft bounce” ripetuti)
   - usa servizi di verifica email per eliminare indirizzi non validi prima degli invii (¹)
2. Monitora i Tassi di Bounce (rimbalzi)
   - Hard bounce: Errore permanente (es. indirizzo inesistente): Da rimuovere subito
   - Soft bounce: Errore temporaneo (es. casella piena): ritenta l'invio per un breve periodo, poi rimuovi se il problema persiste
3. Invii Scaglionati
   - Scagliona l’invio delle campagne email per evitare picchi sospetti
4. Usa in modo consapevole le di notifiche di lettura (²)
   - Disattiva l'invio automatico di notifiche di lettura dei messaggi
   - Non inviare notifiche di non lettura dei messaggi

In conclusione

Un alto numero di rimbalzi, specialmente per caselle piene, è un campanello d’allarme per i provider.
Una buona gestione delle liste e delle pratiche di invio è essenziale per mantenere una reputazione sana del mail server.

(1) Un esempio di uno tra i tanti servizi disponibili online per verificare l'esistenza di un indirizzo email: https://truelist.io

(2) Per mitigare l'effetto di queste notifiche è stato introdotto, in fase di stesura di questo articolo, un sistema di regole per far si che esse possano avvenire solo con i vostri corrispondenti abituali.